26 Jun 2013 | :

Membangun Budaya Belajar Berkelanjutan di Lingkungan KPPN (Bagian Kedua)

Membangun Budaya Belajar yang Berkelanjutan di Lingkungan KPPN Untuk Mendukung Proses Transformasi pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan

(Developing a Sustainable Learning Culture in the State Treasury Service Office For Boosting Transformation in the Directorate General of Treasury)

(Bagian Kedua)
Oleh: Agustinus Prasetyo

Pada bagian pertama tulisan ini, telah diuraikan empat alasan mengapa diperlukan strategi transformasi organisasi berupa budaya belajar berkelanjutan di lingkungan KPPN. Dalam bagian kedua ini, sebelum membahas bagaimana implementasi strategi tersebut, penulis akan menambahkan sebuah alasan yang tidak kalah pentingnya, yaitu knowledge management dalam sebuah organisasi. Selain itu juga akan diuraikan mengenai tantangan eksternal yang dihadapi oleh KPPN dalam memberikan pelayanan.

Penulis berpendapat bahwa knowledge management dibutuhkan oleh setiap organisasi, termasuk KPPN. Yang dimaksud dengan Knowledge management menurut American Society for Information Science and Technology, Special Interest Group (2003) dikutip oleh Hall (2005: p. 3) adalah berkaitan dengan seluruh aspek pengetahuan pada organisasi, meliputi aktivitas menemukan pengetahuan, mendokumentasikan, kodifikasi, pembelajaran, dan bagaimana aktivitas ini dapat mendukung inovasi dan pembelajaran, meningkatkan efektivitas, dan hal-hal yang dianggap bermanfaat bagi organisasi. Sebagai aktivitas, knowledge management mencakup teknik atau metode yang dipergunakan, teknologi yang diadopsi, dan strategi perubahan dalam organisasi. Sementara itu Blair (2002: p.1022) mengatakan bahwa knowledge management merupakan tindakan untuk menciptakan, memelihara, dan memberi fasilitas sehingga tercipta komunikasi antara experts (para pakar) dan novices (para pemula). Dari uraian tersebut, penulis berpendapat bahwa knowledge management diperlukan oleh KPPN agar apa yang telah ditemukan, dipelajari, dan dipergunakan yang masih sesuai dengan lingkungan kerja, dapat terus diterapkan sesuai peraturan yang berlaku dalam memberikan pelayanan publik. Hal ini penting karena pegawai KPPN memiliki probabilitas yang tinggi untuk berpindah dari satu tempat tugas ke tempat tugas yang lain yang menyebabkan sebuah posisi/jabatan akan selalu berada pada tangan orang yang berbeda dalam periode waktu tertentu. Dengan adanya knowledge management, selama masa transisi pergantian pegawai atau pejabat diharapkan tidak mengganggu kelancaran pemberian pelayanan publik.

Seperti telah dikemukakan pada bagian pertama artikel ini, KPPN dalam memberikan pelayanan publik sering menghadapi tantangan yang berasal dari eksternal organisasi. Salah satunya adalah tidak meratanya (atau mungkin lebih tepat dikatakan rendahnya) tingkat pemahaman dan keterampilan serta sikap kepedulian para pengelola keuangan pada satuan kerja terhadap peraturan dan teknis pengelolaan keuangan negara. Dengan menggunakan pendekatan fishbone, penulis melakukan identifikasi faktor-faktor penyebabnya antara lain:
1. Terjadinya pergantian pejabat pengelola keuangan pada satuan kerja penerima layanan dan mitra kerja (perbankan/kantor pos) karena adanya pegawai yang pindah tugas, mendapat promosi jabatan, atau sebab lainnya yang berasal dari internal organisasi;
2. Untuk satuan kerja SKPD tidak setiap tahun anggaran memperoleh alokasi dana, pejabat pengelola keuangan biasanya orang yang berbeda, sedangkan disisi lain aplikasi pendukung berubah/berkembang setiap tahun sehingga harus dipelajari dari awal.
3. Masih adanya pendapat (konsep pemikiran lama) bahwa KPPN akan membantu (dalam arti membuatkan dokumen yang menjadi persyaratan) jika ada kesalahan dalam dokumen pengeluaran/penerimaan negara yang dikelolanya sehingga timbul keengganan untuk mempelajari peraturan yang berlaku secara lebih serius. Hal ini menyebabkan terbukanya peluang terjadi conflict of interest.
4. Pejabat/petugas pengelola keuangan/operator pada satuan kerja memiliki latar belakang pendidikan bukan berkaitan dengan keuangan dan teknologi informasi sehingga memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan peraturan dan teknologi informasi yang dipergunakan;
5. Pada saat diberikan sosialisasi, disseminasi, maupun workshop di KPPN, petugas yang mengikuti bukan petugas yang menangani pekerjaan secara langsung dan peserta tersebut setelah selesai mengikuti kegiatan tidak menyampaikan/mensosialisasikan hasilnya kepada petugas yang menangani pekerjaan secara langsung.
6. Berkaitan dengan poin di atas, terdapat budaya sungkan untuk menanyakan atau berkonsultasi kepada atasannya (high power distance) sehingga pengetahuan yang dimiliki (dari hasil sosialisasi/disseminasi/workshop) oleh atasan tidak dibagi kepada bawahan sebagai pelaksana di lapangan.
7. Atasan yang tidak/kurang memahami pekerjaan, cenderung menyerahkan pekerjaan kepada bawahan tanpa melakukan monitoring/pengawasan/kontrol yang memadai yang mengakibatkan kekeliruan dalam pembuatan dokumen pengeluaran negara ditemukan pada saat SPM diajukan ke KPPN.
8. Satuan kerja masih belum memahami bahwa dengan diterbitkannya paket Undang-Undang Keuangan Negara No. 17/2003 telah terjadi pergeseran kewenangan/otorisasi dan tanggung jawab atas pengelola keuangan negara dari Kementerian Keuangan ke Kementerian Negara/Lembaga Teknis. Ketidakpahaman ini diperkirakan sebagai salah satu faktor penyebab rendahnya rasa tanggungjawab terhadap tertibnya pengadministrasian dokumen keuangan dan resiko yang ditimbulkannya;
9. Budaya kerja yang kurang tertib pada satuan kerja dalam mengelola dokumen pembayaran/penerimaan negara menambah permasalahan bagi mereka pada saat data dan informasi keuangan dibutuhkan. Seringkali mereka berpendapat bahwa KPPN adalah the last resource untuk mendapatkan data/dokumen tersebut.
10. Beberapa satuan kerja memiliki keterbatasan pegawai, sehingga mereka menugaskan pegawai yang berusia relatif tua sebagai pengelola keuangan. Hal ini menyebabkan lambatnya proses pemahaman terhadap ketentuan yang berlaku. Bahkan di beberapa instansi/satuan kerja, seorang bendahara pengeluaran yang sudah menjabat selama lebih dari dua tahun, tidak memahami ketentuan perpajakan dan cara penyusunan laporan pertanggungjawaban bendahara.
11. Minimnya sarana komunikasi dan informasi yang tersedia di daerah secara tidak langsung memberikan tantangan tersendiri bagi KPPN untuk berkomunikasi secara cepat.
12. Wilayah kerja KPPN yang berlokasi di daerah ‘pinggiran’ pada umumnya sangat luas sehingga petugas pengelola keuangan pada satuan kerja datang ke KPPN pada awal bulan untuk menyelesaikan kewajiban penyampaian laporan keuangan, rekonsiliasi data, dan pengajuan SPM secara bersamaan. Hal ini menyebabkan distribusi volume kerja tidak merata setiap bulannya, dimana terjadi penumpukan pada awal bulan, sedangkan pada pertengahan sampai akhir bulan akan beban kerja sangat kurang.

Tantangan seperti di atas harus diselesaikan oleh pegawai KPPN yang memiliki kompetensi baik softskill maupun hardskill yang memadai, sehingga secara pertahap diharapkan para pengelola keuangan pada satuan kerja memiliki kemampuan yang diharapkan. Sebagai multiplier effects, hal ini akan memperlancar proses pelayanan di KPPN, memperingan beban tugas pegawai KPPN, serta mempercepat realisasi APBN dan pertumbuhan ekonomi nasional. Pertanyaannya, bagaimana caranya melaksanakan strategi tersebut? Salah satu jawaban yang penulis ajukan adalah dengan meningkatkan kompetensi para pegawai KPPN secara mandiri melalui optimalisasi sumber daya dan fasilitas yang dimiliki oleh KPPN. Pegawai KPPN yang memiliki kompetensi memadai diperlukan untuk memberikan bimbingan kepada petugas dari satuan kerja maupun rekan kerja di KPPN di sela-sela kesibukan melaksanakan tugas rutinnya. Untuk dapat meningkatkan kompetensi pegawai, KPPN dapat menggunakan sumber daya yang ada, seperti fasilitas perpustakaan kantor, Mini-TLC, dan peralatan lainnya serta pemberdayaan pegawai pasca mengikuti diklat/bimbingan teknis di kantor pusat.

Berdasarkan observasi dan diskusi tidak formal yang dilakukan penulis dengan pegawai di beberapa KPPN sejak bulan Juni 2012 sampai Juni 2013, diperoleh informasi mengenai ketersediaan fasilitas di beberapa KPPN. Selanjutnya, secara sederhana penulis melakukan analisa dengan menggunakan pendekatan SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats) dengan uraian sebagai berikut:

A. Identifikasi kekuatan yang dimiliki oleh KPPN (Strengths) pada saat ini:
1. Pada umumnya KPPN di seluruh Indonesia saat ini telah memiliki koleksi buku-buku perpustakaan, baik yang berisi tentang peraturan dalam pelaksanaan tugas di KPPN maupun tentang pengetahuan umum.
2. Sebagian besar KPPN telah menyediakan ruangan khusus untuk perpustakaan dan Mini-TLC sebagaimana yang diarahkan dalam pedoman standar KPPN Percontohan.
3. Anggaran untuk pengadaan buku perpustakaan dapat dialokasikan dalam DIPA masing-masing KPPN dan koleksi jenis buku-buku dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan minat para pembaca; Hal ini dapat direncanakan pada saat penyusunan anggaran.
4. Tersedia anggaran yang cukup untuk kegiatan sosialisasi/disseminasi/workshop dalam DIPA KPPN untuk setiap seksi pada KPPN;
5. Beberapa pegawai KPPN setiap tahun dikirim untuk mengikuti diklat, baik yang terpusat maupun diselenggarakan di wilayah, baik yang bersifat teknis maupun manajerial.
6. Pada umumnya setiap KPPN memiliki pegawai yang memperoleh diklat penyuluh yang rata-rata masih berusia relatif muda dan energik.

B. Identifikasi terhadap kelemahan yang mungkin ada pada KPPN (Weaknesses):
1. Beberapa KPPN belum menyediakan ruang baca yang nyaman dan memadai bagi pengunjung perpustakaan (misalnya tidak dilengkapi alat pengatur suhu ruangan, meja dan kursi yang nyaman, penerangan yang cukup, dll).
2. Beberapa KPPN belum menatausahakan dengan baik buku-buku peraturan yang diterbitkan oleh kantor pusat secara rutin, sehingga ada kemungkinan buku-buku peraturan tersebut sudah tidak lengkap lagi.
3. Perhatian dari pimpinan akan penyediaan dan peningkatan fasilitas perpustakaan masih perlu ditingkatkan. Hal ini tercermin pada kondisi di beberapa KPPN yang tidak melakukan perawatan fasilitas perpustakaan yang sudah ada.
4. Perawatan yang kurang baik terhadap koleksi buku-buku/pedoman/peraturan menyebabkan buku-buku tersebut mudah rusak dan tidak menarik bagi pembaca.
5. Koleksi buku perpustakaan masih terbatas (topik dan jumlahnya) sehingga kurang menarik minat baca para pengunjung;
6. Relatif rendah minat baca para pegawai dan kurangnya bimbingan dari pimpinan dan untuk peningkatan minat baca dan pengembangan diri. Kondisi yang ada saat ini adalah bahwa sangat sedikit jumlah pegawai yang mengisi kekosongan waktu dengan membaca peraturan dan buku-buku pengetahuan lainnya maupun melalui sarana elektronik.
7. Karena keterbatasan koleksi buku/peraturan di perpustakaan menyebabkan akses untuk membaca masih terbatas bagi pegawai KPPN/belum terbuka untuk pegawai yang berasal dari instansi mitra kerja;
8. Penatausahaan koleksi buku-buku belum sesuai standard perpustakaan modern, seperti pencatatan elektronik (menggunakan barcode) dan kodifikasi buku. Hal ini karena belum ada peraturan/pedoman tentang standardisasi perpustakaan beserta fasilitasnya.
9. Tingkat pengamanan buku dan peralatan perpustakaan serta fasilitas lainnya masih rendah (CCTV/surveillance camera belum tersedia cukup di lingkungan KPPN).
10. Kesadaran pengembangan diri para pegawai masih perlu ditingkatkan.
11. Terbatasnya alokasi anggaran untuk pengadaan buku dan fasilitas yang dibutuhkan.

C. Identifikasi terhadap peluang yang dimiliki oleh KPPN (Opportunities):
1. Pemanfaatan fasilitas perpustakaan dan Mini-TLC dapat meningkatkan kompetensi/pengetahuan dan keterampilan pegawai KPPN serta para penerima layanan KPPN; Kompetensi yang memadai dari SDM baik internal maupun eksternal (penerima layanan) KPPN dapat memperlancar proses penyelesaian pekerjaan. Hal ini dapat bermanfaat untuk menghadapi pelaksanaan tugas di KPPN yang semakin IT based task.
2. Pengetahuan mengenai peraturan tidak terbatas pada peraturan yang baru terbit, namun peraturan lama masih banyak yang relevan dan dipergunakan sampai saat ini. Pengelolaan peraturan secara baik dapat dipergunakan sebagai sumber pengetahuan yang original. Pegawai yang memiliki pengalaman kerja lebih banyak dapat berbagi pengalaman dengan pegawai baru.
3. Pimpinan dapat mengeluarkan nota dinas untuk terselenggaranya kegiatan belajar yang berkesinambungan. Pimpinan dapat memonitor dan mengevaluasi benefits yang diperoleh setiap waktu sehingga berguna untuk peningkatan kualitas strategi yang diterapkan.
4. Pada saat ini, komitmen pegawai untuk melakukan transformasi masih relatif tinggi. Hal yang positif ini harus dipergunakan dengan baik dan didukung dengan sumber daya yang dimiliki kantor.
5. Adanya waktu luang di sela-sela melaksanakan tugas rutin terutama pada minggu terakhir setiap bulan dapat dimanfaatkan untuk pengembangan diri melalui kegiatan belajar maupun gugus kendali mutu/bimtek secara internal.
6. Mengurangi pegawai keluar lingkungan kantor sehingga saat dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan akan mudah mencari karena mereka ada di lingkungan kantor.
7. Menyediakan resource centre terdekat bagi pengelola keuangan dari satuan kerja maupun pegawai KPPN yang ingin memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan keuangan negara secara mandiri (di luar kegiatan diseminasi dan bimbingan teknis).

D. Identifikasi terhadap tantangan (Threats) yang mungkin dihadapi:
1. Kemungkinan buku perpustakaan berkurang karena hilang, tidak dikembalikan oleh peminjam, atau rusak oleh faktor alam.
2. Anggaran untuk penyediaan koleksi buku perpustakaan tidak direalisasikan dengan baik karena tidak ada komitmen dari pimpinan organisasi.
3. Kemungkinan terjadi rasa bosan/jenuh pada saat kegiatan sudah berjalan dan apabila terjadi pada semua pegawai termasuk pimpinan, akan mengakibatkan pemborosan sumber daya yang telah dialokasikan.
4. Satuan kerja tidak tertarik dengan kegiatan penyuluhan/bimtek di KPPN karena beberapa diantara mereka bertugas dan tinggal di lokasi yang secara geografis sulit ditempuh, sehingga mereka berpikiran untuk segera menyelesaikan pekerjaan di KPPN dan pulang kembali ke tempat masing-masing.
5. Komitmen/dukungan pimpinan dan pegawai yang rendah karena tidak memahami manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan kegiatan pembelajaran yang diusulkan.
6. Adanya pendapat bahwa petugas yang ditunjuk sebagai narasumber harus mendapatkan honor sehingga saat tidak ada, petugas yang ditunjuk tidak termotivasi dan menarik diri.

Secara teknis, implementasi kegiatan di pembelajaran pada KPPN sebagaimana penulis usulkan, pelaksanaannya dapat disesuaikan dengan kondisi kantor masing-masing. Secara garis besar, beberapa sarana yang perlu disediakan (bagi kantor yang belum memiliki fasilitas yang diperlukan), antara lain:
1. Koleksi peraturan tentang pengelolaan keuangan negara yang sudah di bukukan dan buku-buku pengetahuan umum lainnya yang relevan serta video tutorial berkaitan dengan tugas para pengelola keuangan pada satuan kerja maupun KPPN;
2) Penyimpanan dan penatausahaan koleksi buku-buku dan peraturan tersebut diatur sesuai dengan metode perpustakaan modern;
3) Sebuah ruang baca (dapat digabung dengan ruang perpustakaan) yang dapat diakses langsung dari ruang tunggu tamu dengan pintu kaca, pencahayaan yang cukup, dan dilengkapi pengatur suhu ruangan yang berfungsi baik serta peralatan CCTV;
4) Sebuah ruang tutorial dengan audio video devices yang permanent yang terpisah dari ruang baca /perpustakaan.
5) Locker (tempat penyimpanan barang bawaan pengunjung) yang dilengkapi dengan kunci yang berfungsi dengan baik.
6) Fasilitas komputer untuk peminjaman buku, mesin foto copy/scanner untuk keperluan penggandaan dalam jumlah yang terbatas.
Operasionalisasi dari fasilitas/sarana tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Perpustakaan dibuka selama jam kerja dan terbuka bagi semua pegawai KPPN dan para pengelola keuangan dari satuan kerja.
2) Buku-buku dan peraturan-peraturan yang telah dibukukan dapat dibaca di ruang baca yang tersedia atau dipinjam dalam waktu tertentu, misalnya satu minggu;
3) DVD/File tutorial untuk pergunakan di ruang tutorial pada saat tidak ada kegiatan face-to-face tutorial;
4) Kegiatan face-to-face tutorial dijadwal minimal dua kali seminggu dengan materi yang telah ditentukan setiap bulannya atau sesuai kebutuhan dan dapat ditambah materi yang diminta oleh pengunjung;
5) Tutor ditunjuk dari pegawai yang kompeten terutama yang telah mendapat diklat sesuai dengan materi yang ditentukan;
6) Kegiatan tutorial dimasukkan dalam catatan harian pegawai bersangkutan dan apabila memungkinkan diakomodir pada kontrak kinerja pegawai;
7) Jadwal tutorial di-upload di website KPPN yang dapat diakses oleh mitra kerja;
8) Tutorial diselenggarakan pada jam kerja agar dapat diikuti oleh para pengelola keuangan dari satuan kerja yang sedang menunggu penyelesaian layanan KPPN secara sukarela;
9) Kegiatan tutorial dapat diikuti oleh pegawai KPPN yang tidak sedang memberikan pelayanan ;
10) Kegiatan tutorial dilaporkan secara rutin ke kantor pusat sebagai sarana monitoring pelaksanaan kegiatan.

Penerapan strategi perubahan tersebut di atas, hampir pasti akan menghadapi resistance dari mereka yang belum melihat manfaat dari pembangunan budaya belajar yang terus-menerus di KPPN. Oleh karena itu, penulis mengundang masukan dan saran dari pembaca mengenai hal ini sehingga dapat menambah ide yang positif bagi perkembangan Ditjen Perbendaharaan. Dengan adanya ide dan masukan dari para pembaca, dimungkinkan akan menghasilkan pendekatan yang lebih efektif, sehingga dapat diterapkan sesuai dengan kondisi yang ada di masing-masing KPPN. Formulasi dalam bentuk peraturan atau surat edaran dibutuhkan untuk penerapan strategi ini, sehingga cepat atau lambatnya hasil dari strategi perubahan ini akan tergantung pada pembuat kebijakan di tingkat pusat.
Harapan penulis, semoga artikel ini memberikan kontribusi positif dalam pembangunan budaya belajar yang berkelanjutan di lingkungan KPPN untuk mendukung transformasi kelembagaan pada Ditjen Perbendaharaan. Terima kasih dan salam perubahan.